الارشيف الالكتروني ونظام الارشفة
1- الارشفة الإلكترونية
:
هى تحويل الكم المتراكم من الأوراق و المستندات إلى صورة إلكترونية يسهل استرجاعها و التعامل مع محتواها فى أسرع وقت و بأسهل الطرق
2- أنظمة الأرشفة الإلكترونية:
1-2 نظام الأرشفة الإلكترونية Direct
هو
نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما
يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل
جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي وكذلك إشكاليات بعض برامج الأرشفة
الإلكترونية المتوفرة في السوق والتي تتسم بالجمود والتعقيد.
3-اهداف الأرشفة الإلكترونية:
·
- توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين
الملفات الورقية .
·
- توفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة تعرض
الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع
مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
·
-سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام
طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة
المرسلة والمرسل لها.
· -
سهولة تبادل الوثائق
داخل وخارج المؤسسة .
